Politique de protection des données à caractère personnel
de Coldwell Banker France & Monaco

Coldwell Banker France & Monaco a mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la protection des données à caractère personnel traitées dans le cadre de ses activités professionnelles. Il s'agit notamment de toutes les données à caractère personnel relatives aux prospects, vendeurs et/ou acquéreurs d'une propriété.

La présente politique a pour but de vous informer sur le traitement des données à caractère personnel traitées par Coldwell Banker France & Monaco. Elle explique pourquoi et comment nous collectons des informations vous concernant, comment nous les protégeons et combien de temps nous les conservons. Cette politique vous informe aussi de vos droits.

La présente politique a pour but également d'informer nos clients sur les mesures mises en oeuvre pour agir en conformité avec l'ensemble des réglementations applicables à la protection des données à caractère personnel. Cette politique marque notre volonté de transparence et de loyauté envers vous, signe de la confiance réciproque que nous voulons entretenir.

1. Coldwell Banker France & Monaco

1.1 La société CBFM

La société CBFM est éditeur du site coldwellbanker.fr.

1.2 Les sociétés du réseau Coldwell Banker France & Monaco

Chaque membre du réseau Coldwell Banker France & Monaco est juridiquement et financièrement indépendant.

2. Définitions

Les définitions ci-dessous sont appliquées dans la présente politique :

2.1 Données à caractère personnel

Toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable. Les données personnelles peuvent être, par exemple, les coordonnées des vendeurs ou acquéreurs, leur adresse… ;

2.2 Traitement

Toute opération (ou ensemble d'opérations) effectuée sur des données à caractère personnel, par exemple la collecte, l'organisation, la conservation, la modification, l'utilisation, la transmission, la diffusion ou l'effacement ;

2.3 Finalité

L'objectif pour lequel est réalisé un traitement de données à caractère personnel ;

2.4 Destinataire

Toute personne physique ou morale, toute autorité publique, tout service ou tout autre organisme qui reçoit communication des données à caractère personnel ;

2.5 Responsable de traitement

L'entité qui définit la finalité d'un traitement de données à caractère personnel et les moyens mis en œuvre pour réaliser ce traitement ;

2.6 Sous-traitant

Toute entité autre que le responsable de traitement qui traite des données à caractère personnel pour le compte et sur les instructions du responsable de traitement.

3. Quelles sont les principes de protection des données appliqués par Coldwell Banker France & Monaco ?

Les données à caractère personnel sont traitées dans le respect des principes de protection présentés ci-dessous :

3.1 Licéité, loyauté et transparence des traitements

Les données à caractère personnel sont toujours collectées et traitées sur la base d'une justification particulière (la « base légale »). Aucun traitement contraire aux principes de cette politique et du RGPD ne peut être réalisé. De plus, des informations claires, transparentes et complètes sont fournies sur les traitements réalisés sur les données à caractère personnel ;

3.2 Limitation des finalités

Les données à caractère personnel sont toujours collectées et traitées pour des objectifs déterminés, et ce dès le début du traitement ;

3.3 Minimisation des données

Seules sont collectées les données à caractère personnel qui sont strictement nécessaires pour atteindre les objectifs prévus. Aucune donnée à caractère personnel non pertinente, compte tenu des traitements opérés, n'est collectée ou utilisée ;

3.4 Exactitude

Les données à caractère personnel sont exactes et tenues à jour régulièrement. Toutes les mesures raisonnables sont mises en œuvre pour que les données à caractère personnel inexactes soient rectifiées ou supprimées ;

3.5 Limitation de la durée de conservation

Les données à caractère personnel ne sont pas conservées pendant une durée supérieure à celle qui est nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;

3.6 Sécurité

Les données à caractère personnel sont conservées et traitées d'une manière garantissant leur sécurité et leur confidentialité.

4. Qui va traiter les données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel sont traitées par les salariés de CBFM, les dirigeants et salariés des sociétés franchisées du réseau Coldwell Banker France & Monaco, et par les consultants indépendants du réseau Coldwell Banker France & Monaco durement habilités. Les salariés des sociétés franchisées du réseau Coldwell Banker France & Monaco et les consultants indépendants sont sous contrat de travail français ou monégasque ou sous contrat commercial de droit français ou monégasque.

5. Quelles catégories de données à caractère personnel font l'objet d'un traitement ?

Selon les finalités, Coldwell Banker France & Monaco et les sociétés franchisées du réseau sont amenés à collecter et traiter des données à caractère personnel relatives à :

  • L'identité (nom, prénom, nationalité, numéro de sécurité social)
  • Les informations de contact (e-mail, adresse, numéro de téléphone)
  • Les critères de recherche d'un bien immobilier (Localisation, prix…)
  • Les données financière (RIB, coordonnées bancaires, financement)

6. Quelles sont les finalités des traitements et les bases légales applicables ?

7. Qui aura accès aux données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel sont accessibles par l'ensemble des salariés et consultants du réseau Coldwell Banker France & Monaco, habilité.e.s en fonction de leur métier et de leur bureau. Coldwell Banker France & Monaco a mis en place une politique de gestion des habilitations permettant de contrôler et de limiter l'accès aux données à caractère personnel.

Pour certaines activités, Coldwell Banker France & Monaco et les sociétés franchisées du réseau peuvent faire appel à des sous-traitants qui auront accès aux données à caractère personnel :

- Éditeurs de solutions digitales (logiciel métier, envoi d'e-mail, envoi de sms, gestionnaire de base de données, application de productivité etc.)

- Sociétés partenaires sous mandat de mission pour l'une des société du réseau Coldwell Banker France & Monaco

CBFM et les sociétés franchisées du réseau Coldwell Banker France & Monaco font appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes pour que le traitement ait lieu dans le respect de la réglementation et que la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel soient assurées.

8. Pendant combien de temps les données à caractère personnel seront-elles conservées ?

En principe, les données à caractère personnel ne sont conservées et accessibles uniquement le temps nécessaire à l'accomplissement de l'objectif poursuivi lors de leur collecte. Sauf, si un texte spécifique impose une durée de conservation précise.

Par ailleurs, Il peut être justifié que les données à caractère personnel soient conservées pour des durées plus longues en archivage intermédiaire distinctement de la base active, avec accès restreint, dans la mesure où :

– Il existe une obligation légale de conservation de données pendant une durée fixée ;

– En l'absence d'obligation de conservation, ces données présentent néanmoins un intérêt administratif, notamment en cas de contentieux, justifiant de les conserver le temps des règles de prescription/forclusion applicables, notamment en matière commerciale, civile et fiscale ;

9. Quelles sont les mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre pour protéger vos données ?

Les solutions utilisées afin de conserver et traiter les données à caractère personnel répondent à des prérequis de sécurité et sont soumises à des procédures de validation et d'audit rigoureuses.

Pour assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, Coldwell Banker France & Monaco met en place des mesures techniques et organisationnelles et notamment :

  • La sensibilisation de tous les membres du réseau sur les règles et bonnes pratiques à respecter lors de l'utilisation des outils informatiques et des moyens de communication. Une charte informatique contraignante a été diffusé auprès de l'ensemble des collaborateurs.
  • Le contrôle et le suivi des accès sur les équipements informatiques permettant le traitement des données à caractère personnel.
  • La limitation des personnes autorisées à traiter des données à caractère personnel en fonction des finalités et des moyens prévus pour chaque traitement.
  • Des obligations de confidentialité strictes imposées à tous les consultants ainsi qu'aux sous-traitants.
  • Des mesures de sécurisation des infrastructures techniques (Poste de travail, réseau informatiques, serveurs) et des données (Sauvegardes).

10. Quels sont vos droits au regard de la protection des données à caractère personnel ?

10.1 Droits des personnes prévues par la loi et la réglementation en vigueur

10.1.1 Le droit à l'information

CBFM et les sociétés franchisées du réseau Coldwell Banker France & Monaco, mettent en place les informations nécessaires dès lors que des données à caractère personnel sont collectées. La présente politique de protection des données est accessible sur le site internet coldwellbanker.fr.

10.1.2 Le droit d'accès

Toute personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que ses données personnelles sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, d'obtenir l'accès auxdites données ainsi qu'à un certain nombre d'informations complémentaire. Ce droit comprend également celui d'obtenir une copie des données qui font l'objet d'un traitement.

10.1.3 Le droit de rectification

Toute personne concernée a le droit de demander à ce que ses données soient rectifiées ou complétées.

10.1.4 Le droit d'effacement ou « droit à l'oubli »

Dans les cas prèvus par la réglementation, toute personne concernée a le droit de demander l'effacement de ses données. Si les données ont été transmises à d'autres entités (client, sous-traitant), le mécanisme du « droit à l'oubli » s'enclenche : le responsable de traitement prendra toutes les mesures raisonnables pour informer les autres entités que vous avez demandé l'effacement de tout lien vers vos données personnelles, de toute copie ou reproduction de celles-ci.

10.1.5 Le droit à la limitation du traitement

Dans les cas prévus par la réglementation, toute personne concernée a le droit de demander que le traitement de ses données soit limité. En cas de limitation, les données seront conservées mais ne font plus l'objet d'un traitement.

10.1.6 Le droit à la portabilité des données

Dans les cas prévus par la réglementation, toute personne concernée a le droit de récupérer les données qu'elle a fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Lorsque cela est possible, il est possible également de solliciter un transfert direct des données à caractère personnel à un nouveau prestataire.

10.1.7 Le droit d'opposition

Dans les cas prévus par la réglementation, toute personne concernée a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement de ses données à caractère personnel.

10.1.8 Droit à la mort numérique

Dans les cas prévus par la réglementation, toute personne concernée a le droit d'organiser, de son vivant, les conditions de conservation, de suppression, ou de communication à un tiers, de ses données personnelles.

10.1.9 Droit de retirer son consentement

Dans les cas prévus par la réglementation, toute personne concernée a le droit de retirer à tout moment son consentement pour tout traitement basé sur celui-ci.

10.1.10 Droit de réclamation auprès de l'autorité de contrôle

Toute personne concernée a et le droit de soumettre une réclamation auprès de l'autorité de contrôle dont il relève : La CNIL est l'autorité de contrôle compétente en France et la CCIN, l'autorité de contrôle compétente à Monaco.

10.2 Exercice des droits des personnes

Vous pouvez faire exercer vos droits, en contactant le DPO de Coldwell Banker France & Monaco. Une copie d'une pièce d'identité sera alors demandée. Elle sera détruite après confirmation de l'identité du demandeur.

Si une partie de vos données sont conservées par une des sociétés franchisées du réseau Coldwell Banker France & Monaco, le responsable des traitements s'engage à transmettre la demande dans un délai de 10 jours ouvrés après la demande. Ce délai peut être porté à 15 jours ouvrés si la demande est effectuée entre les 13 juillet et 16 août ou entre les 15 et 31 décembre.

Si une partie de vos données sont conservées par un des sous-traitant de CBFM ou d'une société franchisée du réseau Coldwell Banker France & Monaco, le responsable des traitements s'engage à transmettre la demande dans un délai de 10 jours ouvrés après la demande. Ce délai peut être porté à 15 jours ouvrés si la demande est effectuée entre les 13 juillet et 16 août ou entre les 15 et 31 décembre.

11. Qui est votre point de contact au sein de Coldwell Banker France & Monaco?

Coldwell Banker France & Monaco a désigné un Data Protection Officer (DPO) interne. Ainsi, pour toute demande d'information concernant le traitement de vos données personnelles par Coldwell Banker France & Monaco ou si vous souhaitez exercer vos droits, vous pouvez contacter le DPO par e-mail à l'adresse dpo[@]coldwellbanker.fr, ou par courrier à l'adresse suivante :

Coldwell Banker France & Monaco
(A l'attention du DPO)
7 rue Lamennais, 75008 Paris

12. La présente politique peut-elle être modifiée ?

Coldwell Banker France & Monaco s'autorise à modifier la présente charte. En cas de modifications substantielles, les personnes en ayant, au préalable, approuvé les conditions seront notifiées par e-mail et pourront alors valider ou retirer leur consentement.

Version 1.0 – 19 mars 2020

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Aujourd'hui Coldwell Banker® France & Monaco compte près de 40 bureaux et 300 consultantes et consultants.